Navigering i et hav af papir

”Jeg er nødt til at beskæftige sig med masser af papirer fra mange forskellige kilder - mine studerendes papirer, mine børns skolepapirer, mail, der måske eller måske ikke er vigtig, og bare ting. Det får mig til at græde bare for at tænke på, hvordan disse papirstykker ser ud til at kontrollere mit liv. Hvad kan jeg gøre? ”- VMT, Maryland

Du har ansvaret for papiret, det står ikke for dig. Du har al kontrol og magt; papiret har ingen undtagen hvad du giver det. Når du virkelig forstår det, bliver det lettere at håndtere alt det papir, der kommer ind i dit liv.

Det første trin er at sortere gennem papirerne og se nøjagtigt, hvad du har. Kategoriser dine papirer, og opret et sted, hvor du kan lægge hver papirtype. Gå gennem din mail hver eneste dag, og sørg for at holde en stor skraldespand eller papirkurven ved hånden - vær ikke bange for at slå op. En skraldespand er et af de mest underudnyttede organisatoriske værktøjer, som vi hver især har til rådighed.

Skriv til mailpræferencer, c / o Direct Marketing Association, P.O. Box 9008, Farmingdale, NY 11735-9008, for at få dit navn fra junk mail-lister.

Sørg for at medtage alle variationerne i stavemåden på dit navn og skriv til dem mindst en gang om året. Dette vil ikke fjerne din junk mail fuldstændigt, men den vil reducere den med ca. 40%.

Ring til 1.888.5.OPT.OUT for at få dit navn fjernet fra lister med kreditkortopkald. Hvis du selektivt ønsker at fjerne kataloger fra din mail, skal du blot klippe eller rive off hakets etiket på katalog, træk en linje gennem din adresse, skriv 'Fjern mig fra din postliste', og send den til Selskab. De vil med glæde fjerne dit navn fra deres liste.

At holde styr på dine børns papirer kan være så enkelt som at give hvert barn sin egen IN-kurv eller -bakke. Efterhånden som papirerne kommer hver dag fra skolen, er barnet (afhængigt af alder) ansvarlig for at dumpe papirerne i kurven. En klient af mig vedhæftede fotos af hendes døtre til deres kurve i stedet for at bruge deres navne til at identificere hvilken kurv der tilhørte hvilket barn. At have separate kurve eller bakker forhindrer undervisere i papirerne at blive blandet med de andre papirer, der kommer ind i huset.

Min antagelse er, at du har papirer fra dine studerende, der kræver handling fra din side - enten for at læse eller bedømme eller gennemgå. Opret et handlingsområde i nærheden af, hvor du foretager denne handling. Hvis du f.eks. Arbejder på dine studerendes papirer på et skrivebord, skal du oprette en handlingsbakke på eller i nærheden af ​​skrivebordet, så når du sætter dig ned for at tage den handling, er alle de papirer, du har brug for, ét sted. Det er også vigtigt at oprette et Out-område til dine handlinger, så du ved et øjeblik, hvilke papirer der stadig kræver handling, og hvilke ikke.

Hvis du typisk griber ind på dine eleveres papirer i køkkenet, eller ser på dem om aftenen om aftenen stue, mens du ser tv, og opret derefter det action- og ud-område i køkkenet eller i stuen værelse. En af mine klienter gennemgik hendes mail i stuen om aftenen, så vi oprettede en kasse til hende. Boksen indeholdt alt, hvad hun havde brug for for at behandle sin mail, inklusive mapper, så da hun gik gennem sin mail, faldt hun bare hvert stykke ned i den relevante mappe. Da hun var færdig, lagde hun bogstaveligt talt låg på kassen og satte kassen på gulvet ved siden af ​​sin stol. Selvom hun ikke gik gennem kassen i et par dage, var alt der der ventede på hende, da hun kom til det. Du kan nemt oprette noget, der ligner håndteringen af ​​dine studerendes tapeter - have alt hvad du har brug for behandle papirerne praktisk, uanset om det er penner, markører, viskelædere, klistermærker, lim, tape, hæfteklammer, hæfteklammer fjernelse osv.

Hvis du opretter dette område ved dit skrivebord, vil disse genstande gå i en skuffe; Hvis du opretter dette område i din stue, kan du også bruge en kasse.

Der vil altid være e-mail, som du ikke kan kategorisere eller træffe en beslutning om med det samme, så det er ok at have et område eller en mappe til de papirer, du skal vende tilbage til. Nøglen er at gennemse det pågældende område eller mappe hver uge og rense det ud - tag en beslutning om de ting, du kan.

Efterhånden som papirer hurtigt ophobes, er det vigtigt at være på toppen af ​​indgående papirer. Planlæg en tid til at gå igennem din mail og indgående papirer hver dag eller aften, så det ikke stables op og blive en enorm bunke - det er lettere at arbejde gennem en lille bunke hver dag end en enorm bunke en gang hvert par uger. Det er meget mindre overvældende og tager mindre tid ud af din dag.

Opdateret den 16. oktober 2009