Sådan får du et forspring med skattesæsonen

Ordnet journalføring er muligvis ikke det mest interessante projekt for en voksen med opmærksomhedsunderskud hyperaktivitetsforstyrrelse (ADHD) at gennemføre, men jeg har lært gennem hård erfaring, at det skal være det Færdig. Med skattetid på os er det endnu vigtigere end nogensinde at få et forspring med personlig arkivering.

Her er min metode til håndtering af finansielle filer.

Jeg bruger tolv mapper, en for hver måned. December-mappen er rød. Efter at januar-regningerne er betalt, trækker jeg indholdet af de andre 11 mapper og arrangerer dem sammen i henhold til den skatteplan, som de kræves, og læg dem derefter i dem i december folder. Når jeg er klar til at starte selvangivelsen, er alt lige, hvor det skal være - et sted og let tilgængeligt.

Jeg opbevarer en kopi af det foregående års selvangivelse med mappen december, så jeg kan henvise til det, når jeg forbereder det næste års selvangivelse. Kopien og "bevis" -dokumenterne opbevares i et ark med to skuffer, der er bunden under en advokats bogreol.

[Den ADHD-venlige guide til arkivering af afgifter]

Kritiske dokumenter

For de andre dokumenter, jeg har brug for, opretter jeg mapper markeret efter kategori. Vi placerer følsomme dokumenter (gerninger, fødsels- og ægteskabsbeviser, aktieattester, obligationer osv.) I et pengeskab, så snart de er modtaget. Det er svært at tro det besvær, der er involveret, når en obligation går tabt. Selvom originalerne opholder sig i pengeskabet, opbevarer jeg kopier af obligationer i et notebook-bindemiddel (i arkbeskyttere med en topåbning). Originale forsikringer er også i pengeskabet, men kopier af erklæringssiderne opbevares i den bærbare computer.

Fordi jeg har tre medicinske forsikringsselskaber, har jeg en Pendaflex-mappe med “Medicinsk” på fanen, der indeholder tre arkivmapper, en for hver transportør. Når krav er behandlet, og den forfaldne restbeløb (hvis nogen) er betalt, kopierer jeg den endelige regning og knytter den til formularen. Den originale medicinske regning placeres i mappen for den måned, hvor den blev betalt.

Garantier til udstyr og udstyr opbevares i en anden notebook. Når et apparat fjernes fra husstanden, medfølger det garantipapirer. Hvis varen bliver givet væk, vil den nye ejer have oplysninger om udskiftningsdele, ikke?

Projektmapper mærkes og placeres i hængende mapper i arkivet. Disse arkiveres med de månedlige mapper for nem adgang. Lige nu inkluderer disse min kirke, det lokale seniorcenter, brandmandhjælp, kvindeklub og mine personlige projekter. Vi har kæledyr, så vi opbevarer deres inokulation og andre poster i en mappe mærket "Kæledyr."

[Sådan styres dine penge med ADHD]

Projekter, som jeg har brug for yderligere oplysninger, såsom at protestere på en regning, opbevares i mappen "Venter" foran på filboksen. Jeg lægger en note om opfølgning på den i min dagtimer.

En "Hvad min familie skal vide" -mappen opbevares foran i filboksen. Den indeholder en komplet liste over placeringen af ​​testamenter, forsikringspolicer og sådan, der kan være behov for, hvis der skete noget med min mand eller mig.

Farvekodning

Jeg stræbte efter et system, der ville fungere let, kræve lidt vedligeholdelse og kunne bruges af min mand, hvis jeg ikke var her for at håndtere det. Min "File Box" er en af ​​de mælkekasser, der er lavet af plast, der kan findes på Wal-Mart eller Kmart. Mine er indstillet til hængende mapper.

Jeg laver regning, skatteforberedelse og kontoadministration for klienter, så hver klient har en filopsætning som min, men to eller tre klienters poster opbevares i hver mælkekasse. Mine hængende mapper og indsættelser af filmapper er gule. Hver klients hængende mapper har matchende farver. Alt, der fejles, bliver øjeblikkeligt opdaget, og mappen kan flyttes til dets sted. Lige nu, inklusive mine personlige mapper og min klients poster, bruger jeg fire mælkekasser. Min mand byggede et rullende låg, der ruller hen over toppen, så jeg har en ekstra arbejdsflade på kontoret. Jeg ruller den ud af vejen, når jeg har brug for adgang til kasserne, der sidder på gulvet.

[Gratis download: 19 måder at opfylde deadlines]

Hvilken slags belønning kan du give dig selv for at få den arkivering udført? (Jeg behandlede mig med et nyt softwareprogram.) Ja, du bestikker dig selv til at gøre noget, der skal gøres alligevel, men de af os med ADHD kan ofte fokusere bedre, når der er en "gulerod i slutningen af ​​pinden." Jeg foreslår at placere denne artikel på din "Must Be Done" liste.

Opdateret den 6. marts 2018