Sådan temmer du et rodet kontor

Det er vigtigt, at du hver især er klar over, at organisering er en proces, og at den virkelig aldrig 'gøres'. Du kan oprette et system, der fungerer for dig nu, men jeg kan garantere dig, at systemet bliver nødt til at justeres med jævne mellemrum for at fortsætte med at arbejde.

Derudover er det kritisk, at du snakker med hinanden og er enige om, hvordan kontoret skal se ud - din definition af organiseret er uden tvivl anderledes end hans. Opret også 'jobbeskrivelser' - forpligt dig for hinanden, hvordan du hver især vil arbejde for at få og holde kontoret organiseret. ”Jeg arkiverer til dig, hvis du lægger alt, hvad der skal arkiveres ét sted” ”Jeg holder dette område klart, hvis du holder det område klart”

Selvom du muligvis ikke forstår hans arbejde godt nok til at organisere hans teknologidele og -dele, kan du oprette et arkiveringssystem til hans bøger og papirer. Afhængigt af antallet af bøger, han har, kan en mulighed være at farvekode bøgerne og boghylderne.

Kategoriser bøgerne efter emne, og tildel kategorien en farve. Køb små farvede prikker i enhver kontorartikelforretning, læg prikken på ryggen på bogen og læg den samme farveprik på den passende hylde i reolskabet. Det er derefter blot et spørgsmål om at matche farver for at få bøgerne på den rigtige hylde. For eksempel ville alle de XXX bøger have en blå prik og være på den blå hylde i reolskabet.

Brug af dette system gør det ikke kun nemt at lægge de bøger, han i øjeblikket ejer, væk, men det fortæller ham også, hvor de nye bøger, han køber, skal placeres. Sørg for at oprette og lægge en legende, så du ved, hvilken farve der svarer til hvilken kategori, og du ikke behøver at huske.

Start med to enkle kategorier, hans handlinger og reference til hans kontorpapirer. Opret et område til reference, der skal arkiveres: en bakke, en skraldespand, en kasse, låg til en kasse, en kurv osv. så han kan droppe de papirer, der skal arkiveres i den beholder, og du kan arkivere dem til ham. Du bliver sandsynligvis nødt til at arbejde sammen i begyndelsen for at oprette referencefilerne, især hvis du ikke forstår hans arbejde. Sørg for at starte med brede kategorier som filnavne, men hold dig væk fra Diverse, Reference osv.

Husk også at oprette kategorierne baseret på, hvordan informationen skal bruges, og ikke hvor den kom fra. Filnavne som 'e-mails', 'websteder' og 'artikler' er ubrukelige; de fortæller dig ikke, hvad der er i filen, de fortæller dig kun, hvor informationen kom fra. Hans handlingsfiler skal holdes tæt på ham, så de er let tilgængelige, mens han arbejder.

Hvis han ikke har skuffer på skrivebordet, som han kan lægge filerne i, skal du enten købe et lille skab der han kan holde sig tæt på sit skrivebord eller få ham en desktop sortering, så han kan opbevare sine aktuelle filer på sit skrivebord. Hvis hans projekter ikke egner sig til filer, kan du se på en litteratursorterer, som er en serie af 'cubbies', som han komfortabelt og pænt kan opbevare sine projekter i. De findes i forskellige størrelser og kan let findes i kontorartikler og kataloger.

Opdateret den 18. juni 2009